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Salon Batimat · 28 sept. - 1er oct. · Paris Expo Porte de Versailles

InProcess BTP
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Prenez en main l'Agent InProcess BTP

Vue d'ensemble

Ce que fait l'application

InProcess BTP réunit tous tes documents de chantier dans une seule application, pilotée par un assistant. Voici ses modules. Clique pour aller à la section correspondante.

Diagnostic chantier

Réaliser un état des lieux avant travaux

Devis

Créer, envoyer et suivre les devis clients

Projets & planning

Gérer les chantiers et planifier les interventions

PV de réception

Clôturer officiellement les travaux avec signature

Facturation

Émettre les factures (acompte, solde) et suivre les paiements

Relances

Relancer automatiquement les factures impayées

CRM

Gérer clients, catalogue produits et fiche entreprise

Comment tout s'enchaîne

Diagnostic
Devis
Projet & planningauto
Compte-rendu
PV de réception
Factureauto
Relanceauto

● Automatique · ○ Votre action

Un devis accepté déclenche le projet et la facture d'acompte ; un PV signé déclenche la facture de solde ; les relances impayés partent seules.

Avant de commencer

Un réflexe pour bien démarrer : configurez d'abord ton espace : les informations de ton entreprise (infos légales, logo, signature), ton catalogue de prestations et ton fichier clients. L'assistant s'en sert pour préremplir des devis justes dès le premier essai.

  • Fiche entreprise : raison sociale, SIRET, TVA, logo
  • Signature de l'entreprise (reprise sur tes devis et PV)
  • RIB (pour tes factures)
  • Catalogue de prestations : tes prix et taux de TVA
  • Fichier clients (import CSV possible)
  • Collaborateurs invités avec leurs accès

Gardez ensuite en tête le fil conducteur : un devis accepté déclenche le projet et la facture d'acompte ; un PV signé déclenche la facture de solde.

Configurer mon espace

Préalable 1

Se connecter

Pas de mot de passe à retenir : tu te connectes avec un code à usage unique.

Écran de connexion InProcess
Saisis ton email et clique sur « Envoyer le code »
  1. 1Rends-toi sur la page de connexion.
  2. 2Saisis ton adresse email (ou choisis « Se connecter par SMS »).
  3. 3Clique sur « Envoyer le code ».
  4. 4Ouvrez l'email reçu et recopiez le code à 6 chiffres.
  5. 5C'est fait : tu es connecté.

👉 Bon à savoir

Le code expire au bout de quelques minutes. Clique sur « Renvoyer le code » si besoin. Tu peux aussi te connecter avec Google.

Préalable 2

Découvrir ton espace

À la première connexion, l'écran est presque vide : c'est normal, tout part du chat.

Écran du chat InProcess à la première connexion
Votre écran d'accueil : le chat occupe tout l'écran

Comment y accéder

Rien à faire : c'est le tout premier écran après la connexion.

  1. 1Le chat est la zone depuis laquelle tu peux saisir n'importe quelle demande : « Crée un devis pour Martin », « Crée un PV de réception », « Montre-moi mes informations clients »… L'assistant s'occupe du reste.
  2. 2Clique sur le bouton micro pour dicter ta demande à la voix.
  3. 3Clique sur le bouton + pour joindre une photo ou un fichier.
  4. 4Ouvrez le menu ☰ en haut à droite → onglet « Tâches » : c'est ta liste de choses à faire, classée « À traiter », « Démarrer » et « Suivi ».
  5. 5Clique sur une carte de tâche pour ouvrir directement le bon écran.
  6. 6Ouvrez la roue Paramètres (dans le menu ☰) pour régler ton profil, ta langue et ton organisation.

👉 Bon à savoir

Tu peux tout faire depuis le chat. Le menu ☰ sert simplement à retrouver ce que l'assistant a préparé.

À éviter

  • N'ignorez pas les tâches « À traiter » : ce sont des actions bloquantes (projet à valider, facture à émettre, PV à signer). Les laisser en attente retarde tes techniciens et tes paiements.

Préalable 3

Configurer ton espace

Pour que l'assistant puisse générer des documents qui correspondent à ton entreprise, il est important de lui indiquer les informations que tu souhaites voir apparaître sur tes devis. Tu peux le faire directement en dictant ces informations dans le chat (nom d'entreprise, adresse, forme juridique, TVA, capital social…). Tu peux également joindre des documents qui apparaîtront systématiquement à la suite de chaque devis (CGV, attestation décennale…).

Compléter les infos entreprise et créer un client

Comment y accéder

Dites à l'assistant « montre mes informations d'entreprise », « ouvre mon catalogue », « ajoute un client »… ou passe par le menu ☰.

  1. 1Renseigne ton entreprise : raison sociale, SIRET, TVA, logo, RIB.
  2. 2Créez ton catalogue de prestations avec tes prix et taux de TVA, ou importez un fichier CSV.
  3. 3Ajoutez tes clients. L'import CSV fonctionne aussi.
  4. 4Invitez tes collaborateurs et attribuez-leur un ou plusieurs rôles.

👉 Bon à savoir

Prépare ton logo en PNG transparent, ton RIB en PDF, et exportez ton catalogue et tes clients en CSV avant de commencer.

À faire

  • Enregistrez la signature de ton entreprise dans le CRM : elle s'appose automatiquement sur tes devis et PV. Sans elle, tes PV ne peuvent pas être signés côté entreprise.

Étape 1

Réaliser un diagnostic de chantier

Avant de chiffrer, fais l'état des lieux : l'assistant transforme tes constats de visite en un diagnostic structuré, qui pourra ensuite pré-remplir ton devis.

De la visite terrain au diagnostic enregistré

Comment y accéder

Dites à l'assistant « crée un diagnostic pour le chantier de [client] », ou passe par le menu ☰ → « Créer un diagnostic chantier ».

  1. 1Sélectionnez le client (ou crée-en un) et renseigne l'objet du diagnostic + l'adresse du chantier.
  2. 2Ajoutez un constat par point relevé : donnez-lui un intitulé, et si besoin une description, une recommandation et un niveau de gravité.
  3. 3Complète la synthèse et tes préconisations.
  4. 4Enregistrez : le diagnostic reçoit une référence (DIAG-2026-…) et se retrouve dans « Consulter les diagnostics ».
  5. 5Plus tard, sélectionne ce diagnostic à l'étape 1 d'un devis pour pré-remplir les prestations et les infos chantier.

👉 Bon à savoir

Aucun email n'est envoyé au client à l'enregistrement : le diagnostic est un document de travail interne, que tu pourras transformer en devis.

Étape 2

Créer ton premier devis

Dicte ton devis depuis le chantier : l'assistant s'appuie sur ton catalogue et tes clients pour le préparer.

De ta demande en langage naturel au devis accepté

Comment y accéder

Dites à l'assistant « fais un devis pour [client]… », ou passe par le menu ☰ → « Créer un nouveau devis ».

  1. 1Dans le chat, écrivez ou dictez : « Fais un devis pour [client] : rénovation salle de bain, carrelage et plomberie ».
  2. 2L'assistant prépare le devis avec tes tarifs et l'ouvre à droite.
  3. 3Demandez tes corrections en français : « retire la ligne peinture », « passe la TVA à 10 % ».
  4. 4Clique sur « Valider le devis ». C'est fait : ton devis est enregistré.
  5. 5Retrouvez-le dans menu ☰ → « Consulter les devis ».

👉 Bon à savoir

Plus ton catalogue est complet, moins tu as de corrections à faire. C'est l'investissement le plus rentable.

À faire

  • Rattachez toujours un client au devis : sans client, la création du PDF et l'envoi de la facture échouent.

À éviter

  • Ne laisse pas de lignes à 0 € : le devis serait illisible pour le client et bloquerait la facturation automatique.

Étape 3

Encaisser sans créer de facture

Les factures se créent toutes seules : ton seul travail est de faire avancer le chantier.

Devis marqué Accepté
1. Marquez le devis « Accepté » quand le client valide

Comment y accéder

Depuis un devis validé : dis « marque le devis accepté », puis « crée le PV de réception ».

  1. 1Quand le client donne son accord, dis à l'assistant : « marque le devis accepté ».
  2. 2C'est fait : le chantier et son planning sont créés automatiquement.
  3. 3Si ton devis prévoit un acompte supérieur à 0, la facture d'acompte apparaît en brouillon dans le menu ☰ → « Consulter les factures ».
  4. 4Pour une facture de solde, le calcul est automatique : si des acomptes ou situations ont déjà été facturés, ils sont déduits. Tu vois le récapitulatif (Total HT / Déjà facturé HT / Reste à facturer HT) avant de créer la facture.
  5. 5En fin de chantier, dis : « crée le PV de réception ». Faites-le signer par le client sur l'écran.
  6. 6C'est fait : la facture de solde apparaît en brouillon quand le projet est marqué Terminé. C'est ce que fait la signature du PV de réception.

👉 Bon à savoir

Le chemin automatique est le plus simple, mais tu gardes la main : tu peux aussi créer une facture manuellement (voir l'étape Valider et envoyer tes factures).

À faire

  • Valide vite le planning : à l'acceptation d'un devis, tu reçois une tâche « À traiter » avec un planning généré. Valide-le avant les premières interventions pour notifier tes techniciens.
  • Signez les PV sur tablette ou avec un stylet : la signature exige un vrai tracé, la souris reste peu pratique.

Étape 4

Dicter un compte-rendu de chantier

En sortant du chantier, dictez ce que tu as fait : l'assistant rédige le compte-rendu pour toi.

Dicter et envoyer ton compte-rendu de chantier

Comment y accéder

Ouvrez le chat et dictez : « compte-rendu du chantier [client]… ».

  1. 1Ouvrez le chat en sortant du chantier.
  2. 2Clique sur le + pour joindre tes photos.
  3. 3Clique sur le micro et dictez : client, adresse, travaux réalisés, réserves éventuelles.
  4. 4L'assistant structure le document et l'ouvre à droite.
  5. 5Corrigez à la voix : « ajoute que le client valide la réserve mardi ».
  6. 6Envois au client ou archivez dans le dossier chantier.

👉 Bon à savoir

À ne pas confondre avec le « diagnostic chantier », qui est un document distinct de constats et préconisations après une visite.

Étape 5

Réceptionner le chantier (PV)

À la fin du chantier, le procès-verbal de réception officialise la livraison. À partir d'un devis accepté, c'est 2-3 clics : créer → faire signer → (lever les réserves si besoin).

Créer et faire signer le PV de réception

Comment y accéder

Dites à l'assistant « crée le PV de réception pour le chantier de [client] », ou passe par le menu ☰ → « Créer un PV de réception ».

  1. 1Depuis le menu ☰ → « Créer un PV de réception », choisis un devis accepté : les infos du chantier et du client sont reprises automatiquement.
  2. 2Renseigne la date de réception et la décision : sans réserves, avec réserves, ou refus de réception.
  3. 3En cas de réserves, décrivez les points à corriger ; ajoute si besoin des observations, documents remis, retenue de garantie.
  4. 4Faites signer : sur place, le client signe sur l'écran (ta signature d'entreprise est apposée automatiquement) ; à distance, envois le PV par email puis re-télécharge le PV signé scanné.
  5. 5Une fois signé, le PV passe en statut « signé » : le PDF final est généré et archivé.
  6. 6Si le PV comporte des réserves, levez-les au fur et à mesure depuis la liste des réceptions.
  7. 7Suivez tous tes PV et leurs statuts (brouillon, signé, annulé) dans la vue « Réceptions ».

👉 Bon à savoir

La signature du PV déclenche la facture de solde : une fois le PV signé (projet terminé), ta facture de solde apparaît en brouillon — voir l'étape « Valider et envoyer tes factures ».

Étape 6

Valider et envoyer tes factures

Il ne te reste qu'à vérifier les factures générées par le cycle, puis à les envoyer. Besoin d'une facture particulière ? Tu peux aussi en créer une manuellement.

Créer la facture et suivre le paiement

Comment y accéder

Menu ☰ → « Consulter les factures », puis ouvre la facture en brouillon.

  1. 1Ouvrez le menu ☰ → « Consulter les factures ».
  2. 2Clique sur une facture en brouillon.
  3. 3Vérifiez les coordonnées, les lignes, la TVA, le RIB.
  4. 4Ajuste si besoin : montant, échéance, acompte, remise.
  5. 5Clique sur « Envoyer ». C'est fait : ta facture est partie au client.
  6. 6Pour créer une facture manuellement : menu ☰ → « Créer une facture », choisis le type (acompte, situation ou classique) et rattache-la à un devis de la liste, même s'il n'est pas encore accepté.
  7. 7Une fois la facture réglée, marquez-la comme payée (date + mode de paiement). Quand toutes les factures d'un devis sont payées, le suivi du devis se clôture automatiquement.

👉 Bon à savoir

Si la création échoue, vérifie que le client du devis existe bien et que sa fiche est complète (email notamment) : un client introuvable bloque la création. Les relances impayés sont automatiques : rappel amiable à 5 jours, relance ferme à 15 jours, mise en demeure à 30 jours. Les modèles d'emails sont personnalisables.

À éviter

  • Ne valide pas une facture sans vérifier que le nom du client s'affiche : s'il manque, l'envoi échoue silencieusement.
  • Ne crée pas de facture en double : un seul acompte et une seule facture de solde par devis.

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